La productivité d’une entreprise dépend de l’organisation et de la gestion des personnes et biens. Quand on parle de gestion des biens, on voit par exemple le mobilier et les fournitures de bureau. Dans ce cas précis, il est important de considérer les stocks au vue de ne pas connaître une rupture et par conséquent un ralentissement des activités. À cet effet, voici quelques règles à suivre pour bien gérer le stock de vos fournitures de bureau.
Nommer un responsable pour la gestion des fournitures de bureau
C’est la première démarche à mener dans la quête d’une bonne gestion de votre stock, y compris les fournitures de bureau. Ce responsable doit être une personne de confiance ayant des compétences en gestion et une ancienneté dans l’entreprise. Cela vous déchargera aussi de certaines responsabilités et optimisera votre concentration sur d’autres aspects de la réussite de la société.
Le responsable de la gestion des fournitures de bureau sera chargé de répondre aux besoins matériels de chaque employé dans les limites. Il déterminera le nombre de matériaux qu’il faut par mois à chaque employé pour que ce dernier soit le plus productif possible. Il se chargera aussi de la surveillance et de la bonne utilisation des articles qu’il fournit.
Par ailleurs, il s’occupera du réapprovisionnement, de la répartition et de l’inventaire. Il faut aussi souligner que le responsable de la gestion du stock est le seul à pouvoir donner accès au magasin de stock. Il peut arriver qu’il soit épaulé dans sa tâche par une équipe, dont un magasinier et un coursier. L’accès au stock est donc fortement limité.
Faire l’inventaire des stocks à chaque début du mois
C’est une étape obligatoire à une bonne gestion. Elle doit être exécutée par le responsable de la gestion du stock. C’est en gros, une élaboration d’une liste bien définie des articles disponibles en stock. Celle-ci relate aussi les différentes opérations d’entrées et de sorties des stocks du mois. L’inventaire doit être fait à chaque fin du mois et transmis en pièces jointes au comptable et au chef d’entreprise.
Le comptable se chargera alors d’ordonner un décaissement de fond pour le réapprovisionnement. Dans son inventaire, il doit aussi tenir compte des imprévus. Il doit se baser sur les besoins habituels de l’entreprise et se conformer au rythme de travail dans l’entreprise. Une marge de prévision doit être prise en compte.
Mettre en place une bonne stratégie de réapprovisionnement
C’est une grande étape avec une importance des plus capitales pour l’entreprise. La qualité de votre politique de réapprovisionnement détermine la tournure que va prendre votre gestion. Il est important de mettre l’accent sur la qualité des fournitures de bureau tout en restant dans les limites du budget alloué. Plusieurs fournisseurs sont disponibles pour vous satisfaire. Ils vous proposeront différents avantages dont les réductions, pour vous fidéliser.
C’est au responsable des stocks de savoir ce qu’il faut pour répondre efficacement aux besoins de votre entreprise. La fidélité d’un fournisseur peut aussi être un atout. Il peut arriver que le fournisseur soit amené à vous livrer sur gage de votre fidélité pour être payé plus tard. Cependant, il faut éviter les commandes excessives qui rallongent les factures. Il faut donc penser à faire des commandes de masse et surtout privilégier des articles les plus utilisés.
Cela vous permettra non seulement de bénéficier des réductions, mais aussi des remises groupées sur les frais de livraison. Le réapprovisionnement peut être fait par anticipation des futurs besoins de l’entreprise. Ils seront consignés dans la base de données comme stock entrant. Les sorties seront aussi gérées mensuellement selon les besoins des employés. La tenue du journal d’inventaire recense toutes ces opérations.
En conclusion, la bonne organisation d’une entreprise passe par plusieurs paramètres dont la gestion du stock. Dans cet article, il vous a été présenté comment bien gérer le stock afin d’éviter les utilisations abusives et les ruptures de stock.
